個人情報保護方針
制定日 2018年5月14日
最終改正日 2023年4月11日
当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
１．当社はシステム開発・運用・保守等に関する事業、並びに従業者の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、適切な取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
２．当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
３．当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
４．当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
５．個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレット等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
エイ・ケイエンタープライズ株式会社 代表取締役 佐山 成男
個人情報の利用目的の公表
1．個人情報の利用目的
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分類 |
利用目的 |
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（１）ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。及び保有個人データの利用目的 |
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お客様情報 |
お見積りのご依頼。ご相談に対する回答 |
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取引先情報 |
商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため |
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従業者情報 |
従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため |
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採用応募者情報 |
採用業務のため |
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お問合せ者情報 |
お問合せにお答えするため |
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（２）ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的 |
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お客様情報 |
受託業務のシステム開発業務のため |
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採用応募者情報 |
就職斡旋サイトや人材紹介会社からの採用応募者は採用業務のため |
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保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について
１．当社の名称及び住所、代表者の氏名
名称：エイ・ケイエンタープライズ株式会社
住所：〒123-0845 東京都足立区西新井本町４－１１－１０－１０１
代表者：代表取締役 佐山
成男
２．管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名：個人情報保護管理者 佐山 成男
所属部署：エイ・ケイエンタープライズ株式会社 代表取締役
連絡先：電話03-5809-5871
３．保有個人データの利用目的
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分類 |
利用目的 |
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（１）ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。及び保有個人データの利用目的 |
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お客様情報 |
お見積りのご依頼。ご相談に対する回答 |
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取引先情報 |
商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため |
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従業者情報 |
従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため |
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採用応募者情報 |
採用業務のため |
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お問合せ者情報 |
お問合せにお答えするため |
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４．保有個人データ等の安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
(1)組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般 の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
(2)人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
(3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
(4) 外的環境の把握
・個人情報の取扱いを委託している事業者における個人情報の取扱いに関する契約やの締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。
５．個人情報の開示等の請求
お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、第三者への提供の停止、消去）の請求又は第三者提供記録の開示に関する請求について、当社「個人情報保護方針に関するお問合わせ窓口」に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人又は代理人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記の「個人情報保護方針に関するお問い合わせ窓口及び個人情報に関する苦情・相談窓口」までお問い合わせください。
６．保有個人データに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ窓口及び個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒123-0845 東京都足立区西新井本町４－１１－１０－１０１
エイ・ケイエンタープライズ株式会社 個人情報お問合せ係
TEL：03-5809-5871 （受付時間 9:00～18:00）
７．当社が加入する認定個人情報保護団体の名称
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
03-5860-7565 ／ 0120-700-779
保有個人データの請求手続きのご案内
当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。
１．「開示等の請求」申出先
「開示等の請求」は「個人情報保護方針に関するお問い合わせ窓口及び個人情報に関する苦情・相談窓口」宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同 封の上、郵送によりお願い申し上げます。
２．「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
「開示等の請求」を行う場合は、(１)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、ご郵送下さい。請求書用紙につきましては下記の該当する用紙を郵便で送付いたします。なお、ご本人確認のため、運転免許証、パスポート等の本人確認書類の写しの同封が必要となります。
（１） 当社所定の請求書
①利用目的の通知の場合
「個人情報開示等請求書」
②開示の場合
「個人情報開示等請求書」
③訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合
「個人情報開示等請求書」
３．代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、２．の（1）の書類に加えて、下記３．（１）の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び３．（２）代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。
（１）代理人である事を証明する書類
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
①本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
①戸籍謄本
②住民票（続柄の記載されたもの）
③その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
①後見登記等に関する登記事項証明書
②その他法定代理権の確認ができる公的書類
（２）代理人様ご自身を証明する書類の写し
①運転免許証
②パスポート
③マイナンバーカード(表面)
④健康保険の被保険者証
⑤住民票
⑥住民基本台帳カード
※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください
４．「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額：500円
５．「開示等の請求」に対する回答方法
原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。
◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由を御通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
①ご本人様又は代理人様の本人確認ができない場合
②所定の申請書類に不備があった場合
③開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)に該当しない場合
④利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権
利利益を害するおそれがある場合。
⑤利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある
場合。
⑥国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であ
って、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある
とき。
※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人か ら求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。
a)当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b)当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
c)当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d)当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの